Resúmenes de Negociación y Manejo de Conflictos

Retomando la filosofía "amar es compartir", Jean Paul Ludeña preparó este bonito resumen de los dos primeros capítulos del libro del curso de Negociación y Manejo de Conflictos:

Capítulo I: La negociación eficaz

La negociación es el proceso para llegar a una mutua satisfacción de dos o más partes a través de una acción de comunicación, donde cada parte hace una propuesta inicial y recibe una contrapropuesta, con el intento de aproximarse al punto de equilibrio de ambas ofertas.

1.1. Variables que afectarán el proceso de negociación:

• El conocimiento —lo más completo posible— de la otra parte.

• La preparación de la negociación, el entorno y objetivos.

• El desarrollo de la estrategia, los argumentos y posibles objeciones.

• Las técnicas psicológicas aplicadas al proceso.

• Las concesiones y los acuerdos.

• El contrato satisfacción.

1.2. El entorno de la negociación (variables que configuran el entorno)

• El marco de la negociación: contexto en el que se desarrolla y conforma el proceso de negociación. P. ej.: costumbres del lugar, forma de negociar, idioma, entorno físico, etc. También el "tiempo" se puede utilizar como estrategia de presión hacia la "otra parte".

• Las personas o partes a negociar: son necesarias 2 partes en litigio, condicionadas por su necesidad de negociar, la relación de poder del uno sobre el otro y los grupos de referencia (su empresa, colaboradores, familia, necesidad de prestigio, etc.). Una variable importante (ventajosa) es el conocimiento de la otra parte ("la información es poder").

• Los objetivos y aspiraciones que se pretende conseguir: los intereses puestos en juego, condicionados por las alternativas que cada parte aporta a la negociación. Es importante determinar al inicio las aspiraciones, objetivos y límites, así como la forma de lograrlo.

1.3. Características del negociador:

• Estilo de vida ético, sólidos valores, íntegros, prudentes, respetuosos del protocolo, buen humor y optimismo.

• Buenos comunicadores, fluidez verbal y capacidad para expresarse en lenguaje sencillo, adaptándolo al nivel de sus interlocutores. Escucha activa. Observadores. Persuasivos.

• Poseen inteligencia intuitiva, gran capacidad analítica. Sintetizan rápidamente. Son resolutivos, planificadores y organizadores, sin perder la capacidad de improvisación.

• Competentes y grandes conocedores de su materia, amplio conocimiento técnico y comercial de los elementos que sirven en el intercambio del proceso de negociación. Conocimiento sobre la psicología del comportamiento.

1.4. Recomendaciones prácticas de la negociación:

- En la fase de la preparación:

• Prepare siempre las negociaciones, si no hay tiempo suficiente mejor aplazar.

• Conocer perfectamente su oferta, con todos los elementos que la componen. Busque siempre en su oferta las “ventajas diferenciales”

• Fíjese un plan estratégico a través de la preparación de su argumentario. Ser original y basar sus demostraciones en pruebas impactantes.

• Determine cuáles serán sus márgenes límite de negociación y prevea qué puede pasar si no llega a un acuerdo.

- En la fase de desarrollo:

• Domine todas las técnicas de comunicación, escucha y observación, ya que el proceso de negociación está basado en la trasmisión de ideas.

• No se confíe ni subestime a sus oponentes.

• Trate de crear un clima de no confrontación y respete las posturas de los otros.

• Tenga paciencia y no muestre nunca impresión de querer terminar el proceso cuanto antes.

- En la fase de conclusiones y acuerdos:

• Trate de ser lo más flexible posible, es posible encontrar soluciones bajo otros enfoques.

• Comprométase a cumplir todos los acuerdos, plásmelos en un contrato escrito.

• Trate de concluir los procesos de negociación con ambas partes satisfechas, cubriendo los objetivos previstos: “ganar-ganar”.

• Reflexionar después de cada proceso, para adquirir nuevas habilidades fruto de las lecciones aprendidas.

Capítulo II: La preparación de la negociación

2.1. Etapas del proceso de la negociación:

• Preparación: Los intereses, la búsqueda de información, establecer objetivos.

• Estrategias: Las opciones, las tácticas, los argumentos.

• Desarrollo de las negociaciones: Los estilos, las alternativas, las objeciones, propuestas.

• Acuerdo y conclusión: Las concesiones, los contratos, la evaluación.

2.2. La búsqueda de información:

• ¿Qué puede pretender la parte contraria en esta negociación?

• ¿Quiénes son y a quiénes pueden representar?

• ¿Qué forma tienen de negociar?

• ¿Cuáles pueden ser los límites máximo o mínimo de sus objetivos? 

Toda esta información permitirá empezar a construir los argumentos, con el fin de poder neutralizar durante el proceso, las posibles objeciones que aporte la parte contraria a los objetivos propuestos por ustedes y además estarán mejor preparados para comenzar la negociación.

2.3. Establecimiento de los objetivos de la negociación

• Las aspiraciones: conjunto de objetivos nos hemos propuesto conseguir, cubriendo nuestras necesidades.

• Las metas:  intereses conceptualizados de forma más global a medio o largo plazo.

• Los objetivos: nuestra proyección a corto plazo. Acciones claras y cuantificables. Medios para realizarlos.  Para definir los objetivos:

• ¿Qué es lo que realmente deseo obtener al negociar?
• ¿Son flexibles y tienen un margen de maniobra?
• ¿Qué alternativas prever si no hay consenso?

2.4. Elementos que debe contener un argumento (para que realmente sea convincente):

• Enunciado: proposición de las intenciones con las que pretendemos convencer a los oponentes.

• Prueba: testimonios que sirven de apoyo al enunciado.

• Argumento: explicaciones y razonamientos de por qué la pueba apoya al enunciado.

2.5. Preparando las estrategias y las tácticas

Premisas para una negociación exitosa:

• Disponer en orden las fases del análisis y preparación (estrategia).

• Tener habilidad para negociar, entender y precisar (táctica)

• Desarrollar con habilidad los argumentos y cerrar el trato (táctica).

La estrategia es la definición de los medios para lograr los objetivos, y la táctica, la forma de utilizarlos para lograr posiciones de ventaja frente a argumentos del oponente en cuestión.

Tipos de tácticas: 

• Gran muralla: “ser inflexible y no ceder”, es decir, desgastar a la otra parte indicando que no hay otra opción, dando el argumento como un hecho consumado. OJO: utilizarla con cierta precaución y valorando bien la correlación de poder con el oponente. 
• Asalto directo: diseñada para presionar e impresionar al contrario con argumentos poderosos y contrastados para producir “intimidación e incomodo” (debilitar o desorientar al otro). OJO: no ofender, humillar o mortificar. 
• El receso: pedir un "aplazamiento de tiempo corto (15 a 30 min)” para reconsiderar algunos aspectos de la negociación. Ventajas: romper un proceso negativo y revisar lo que se está consiguiendo. 
• Señuelo falaz: “atraer o despistar” al oponente con argumentos falsos para que ceda a nuestras pretensiones. 

"Los negocios no se celebran más que si resultan ventajosos para las partes interesadas." Benjamín Franklin.

2.6. Beneficios de la preparación:

• Dará confianza, teniendo claro los objetivos y la forma de conseguirlos.

• Permitirá pensar con precisión, conociendo las líneas de su plan estratégico. Permitirá concentrarse en escuchar activamente al oponente.

• Permitirá hablar de forma positiva, adaptándose al estilo de negociar del otro, intentando comprender sus puntos de vista.

• Optimizará el tiempo de la entrevista, al haber preparado estrategia tácticas y argumentos, consiguiendo no divagar e ir directamente al grano.